Tìm hiểu 9 kỹ năng cần có khi làm việc nhóm

1. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả. Giao tiếp giúp bạn tương tác với các thành viên trong nhóm để đi đến thống nhất cho một ý kiến, quan điểm, cách làm. Giao tiếp là chìa khoá để các thành viên hiểu nhau, cùng nhau thực hiện mục tiêu chung của nhóm, hạn chế xảy ra những mâu thuẫn khi kết hợp hoạt động trong một nhóm.

Giao tiếp hiệu quả trong nhóm là sự tôn trọng các cá nhân khác về tư tưởng, quan điểm, phong cách làm việc hay bất kể điều gì thuộc về họ, đồng thời tinh tế trong cách thể hiện những mặt đó của bản thân để hoà hợp với nhau. Hoặc giả sử có những bất đồng có thể xảy ra trong quá trình giao tiếp thì sự thẳng thắn và tôn trọng trong giao tiếp của bạn với các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

Kỹ năng giao tiếp trong làm việc nhóm thể hiện trên rất nhiều phương diện bao gồm: giao tiếp trực tiếp bằng ngôn ngữ, cử chỉ, ánh mắt trong việc bạn truyền đạt thông tin, nêu ra vấn đề, thảo luận, phản biện, chia sẻ đôi khi là chỉ đạo tuỳ vào cương vị của bạn trong nhóm. Ngoài giao tiếp trực tiếp, kỹ năng trao đổi qua các kênh email, chat…cũng thuộc nhóm kỹ năng giao tiếp cần luôn luôn cải thiện.

2. Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian vô cùng quan trọng đối với sự nghiệp của bạn cũng như cuộc sống học tập. Trên thực tế, kỹ năng quản lý thời gian có ý nghĩa cả với làm việc nhóm và làm việc độc lập. Đối với hoạt động làm việc nhóm, bạn cần tập trung vào mục tiêu của nhóm và thời hạn hoàn thành phần công việc của mình. Nếu các thành viên đều chậm trễ thì tiến độ chung của nhóm sẽ bị ảnh hưởng.

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần biết cách sắp xếp thứ từ ưu tiên và khả năng triển khai các công việc theo kế hoạch đã vạch ra một cách nghiêm túc.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Những người giải quyết vấn đề hiệu quả có thể suy nghĩ thấu đáo khi có thách thức hoặc vấn đề nảy sinh. Thay vì tập trung vào các kết quả tiêu cực, họ bình tĩnh và giúp nhóm của mình tìm ra giải pháp. Người giỏi giải quyết vấn đề không dành quá nhiều thời gian để trách móc, đổ lỗi hay quy chụp trách nhiệm, cái họ cần là cách để khắc phục, cách giải quyết để mọi chuyện trở nên tốt hơn. Cách tiếp cận này giúp phát hiện ra những rào cản hoặc sự kém hiệu quả đang kìm hãm sự thành công của nhóm, vì vậy bạn cần cải thiện khả năng giải quyết vấn đề của bản thân, nó sẽ hữu ích khi áp dụng vào làm việc theo nhóm.

4. Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe là điều cần thiết trong cuộc sống. Lắng nghe giúp bạn tiếp nhận thông tin từ người khác và thấu hiểu họ hơn. Khi làm việc nhóm, điều quan trọng là phải giữ một tinh thần cởi mở. Nhận ra rằng các thành viên trong nhóm của bạn có thể nhìn mọi thứ từ góc độ khác và lắng nghe chúng. Lắng nghe những quan điểm khác có thể giúp bạn nhìn ra nhiều khía cạnh của một vấn đề, bao gồm cả những quan điểm mà bạn chưa từng xem xét trước đây. Điều này có thể khiến các ý tưởng sáng tạo trong bạn nảy sinh hay đơn giản là thay đổi được một số suy nghĩ của bạn theo chiều hướng tốt hơn.

5. Kỹ năng tư duy phản biện

Thông thường, mục tiêu chung của một nhóm đã được xác định, nhưng cách thức để nhóm đi đến cùng chạm tới mục tiêu đó lại rất đa dạng. Thế nhưng, trong nhiều nhóm làm việc các thành viên thường bị hấp dẫn bởi những gì nhóm quyết định hoặc điều mà một thành viên trong nhóm – thường là người lãnh đạo nhóm tin là hướng hành động tốt nhất mà không hề hoặc hiếm khi đưa ra tư duy phản biện rằng đó thực sự đã là phương án tối ưu nhất hay chưa.

Tư duy phản biện cho phép bạn đưa ra quyết định tốt hơn, sáng suốt hơn, việc tìm thêm cách tiếp cận khác hoặc một ý tưởng mới có thể giúp đạt được kết quả tốt hơn. Bằng cách suy nghĩ chín chắn về tình huống – xem xét tất cả các mặt của một vấn đề, suy ngẫm về những kinh nghiệm trong quá khứ và lắng nghe những gì các thành viên khác trong nhóm nói – bạn có thể đạt được bước đột phá đưa nhóm của bạn tiến lên theo những cách mới và thú vị.

6. Khả năng thuyết phục

Những đóng góp, ý kiến, quan điểm của bạn muốn được người khác chấp nhận, bạn cần thuyết phục được họ bởi suy nghĩ của một người rất khó để thay đổi. Kỹ năng thuyết phục bằng lời nói, hành động và thái độ có thể thay đổi cách nhìn của người khác về vấn đề và đồng ý với quan điểm của bạn.

7. Tinh thần hợp tác

Tinh thần hợp tác trong nhóm là yếu tố cơ bản để đưa đến thành công cho hoạt động nhóm. Sự chung sức, chung lòng của các thành viên, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc hướng tới mục đích chung của tổ chức là điều bất kỳ thủ lĩnh nhóm nào cũng mong đợi ở thành viên. Mỗi người đều có thế mạnh và điểm yếu riêng, tinh thần hợp tác giúp các thành viên bổ trợ cho nhau những mặt thiếu sót, để tạo nên sức mạnh của đội nhóm.

Hợp tác là điều cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất cho những dự án quy mô lớn với nhiều khía cạnh và vấn đề phức tạp.

8. Tính trách nhiệm và kỷ luật

Nhóm làm việc sẽ hoạt động hiệu quả khi các thành viên đều được phân vai gắn liền với trách nhiệm hoàn thiện phần việc của mình. Một trong các thành viên sao nhãng sẽ ảnh hưởng đến kết quả của cả tổ chức. Vì vậy, nhóm làm việc yêu cầu mỗi người cần nâng cao tinh thần trách nhiệm, không nên ỷ lại, hời hợt, phụ thuộc vào người khác. Tính trách nhiệm trong từng việc nhỏ khiến bạn gây dựng được uy tín cá nhân, niềm tin nơi bạn bè và đồng nghiệp.

9. Tư duy tích cực, khả năng khen ngợi, động viên

Không có công việc lúc nào cũng thuận lợi, suôn sẻ. Tinh thần lạc quan, suy nghĩ tích cực sẽ giúp bản thân và đồng đội vượt qua những trở ngại, khó khăn khi làm việc nhóm. Hãy luôn tích cực, hướng về mục đích cuối cùng của hoạt động nhóm để tìm thấy động lực vượt qua mọi rào cản trong quá trình làm việc nhóm.

Bên cạnh đó, đừng quên dành những lời cổ vũ, động viên và khen ngợi các thành viên trong nhóm mỗi khi họ làm tốt hoặc đạt được thành tựu trong công việc. Sự khen ngợi kịp thời giúp khẳng định giá trị và thúc đẩy sự cống hiến của mỗi cá nhân đối với tổ chức, từ đó tăng tinh thần làm việc chung của cả nhóm.

• Với các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động của nhóm, bạn có nhìn ra mặt tích cực thay vì chỉ nhìn thấy mặt tiêu cực của nhiệm vụ liên quan không?
• Bạn có sẵn lòng hỗ trợ bất kỳ thành viên nào trong nhóm đang gặp khó khăn với vấn đề gì đó mà bạn có thể giúp đỡ không?
• Nếu có xung đột khi làm việc nhóm, bạn có cố gắng sử dụng kỹ năng giao tiếp của mình một cách thân thiện và tôn trọng hay không?
• Bạn có sử dụng kỹ năng giải quyết vấn đề của mình để tìm và chia sẻ những hiểu biết sâu sắc có thể giúp nhóm khắc phục sự cố không?
• Trong các cuộc họp nhóm, bạn có lắng nghe thật kỹ ý kiến ​​của người khác trước khi tranh biện hay không?
• Bạn có thường xuyên đặt câu hỏi và xem xét vấn đề trên nhiều góc độ hay không? Bạn có sẵn sàng phản biện hay luôn làm những việc được chỉ định?
• Bạn cảm thấy thế nào khi kết quả của nhóm là thành quả chung cho sự nỗ lực của tất cả các thành viên?