Tháo gỡ 5 khó khăn điển hình khi làm việc nhóm

Có khi nào bạn cảm thấy chật vật với một hoạt động làm việc nhóm? Đúng vậy, không phải ai vốn dĩ đã hợp với hoạt động làm việc nhóm và đôi lúc sẽ cảm thấy thật khó khăn. Vậy tâm lý cảm thấy khó khăn khi làm việc nhóm xuất phát từ nguyên nhân nào, cách để tháo gỡ chúng ra sao? Hãy cùng chúng tôi lý giải trong bài viết sau đây:

Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm là sự phối hợp hoàn thành một mục tiêu chung của một nhóm người trong một thời gian nhất định. Làm việc nhóm thường áp dụng với các công việc lớn, có mức độ phức tạp và cần nhiều hơn một loại năng lực.

Nhóm hoạt động dựa trên các cơ sở nào?

Mục tiêu của hoạt động nhóm: Mỗi nhóm làm việc đều nhằm mục đích hướng đến một kết quả nào đó, mục tiêu này cần phải cụ thể, rõ ràng để các thành viên trong nhóm định hướng cách thực hiện công việc để giúp nhóm nhanh chóng đạt được mục tiêu nhất.

• Người lãnh đạo: Người lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt các thành viên hoạt động hướng đến mục tiêu. Đồng thời, người lãnh đạo cũng có nhiệm vụ truyền đạt thông tin, duy trì sự gắn kết giữa các thành viên và đưa ra những quyết định khi cần thiết.
• Các thành viên với vai trò, nhiệm vụ riêng biệt: Những thành viên trong nhóm là tập hợp những loại năng lực cần thiết để hoàn thành công việc của nhóm. Mỗi thành viên là một mảnh ghép không thể thiếu với những kỹ năng, chuyên môn, kinh nghiệm và hiểu biết khác nhau, góp phần tạo nên thành công của công việc nhóm.
• Các quy tắc trong nhóm: Hoạt động nhóm chỉ hiệu quả khi các thành viên đồng lòng, có sự ràng buộc, cam kết với nhóm, luôn tuân thủ các quy tắc mà nhóm đề ra.
• Sự gắn kết: Nhóm sẽ hoạt động kém hiệu quả khi mỗi người một phách, chỉ chăm chăm làm những gì mình muốn. Cần có sự thống nhất về mặt tinh thần, sự đồng tình trong cách triển khai công việc, và sự sẻ chia ngay cả trong công việc và giúp đỡ nhau trong cuộc sống.

Những khó khăn khi làm việc với một nhóm

Những mâu thuẫn, căng thẳng trong nhóm làm việc liên quan đến:

Mục tiêu của hoạt động nhóm không rõ ràng

Biết mình làm việc vì điều gì, kết quả muốn đạt được như thế nào là một cách cụ thể khiến chúng ta gia tăng động lực làm việc, cố gắng nhiều hơn. Ngược lại, khi mục tiêu không rõ ràng, bạn giống như một người đi trong sương mù, sự nhiệt tình của bạn sẽ suy giảm, đây là một thách thức đầu tiên của hoạt động làm việc nhóm.

Sự phân chia vai trò của cá nhân trong nhóm

Mỗi người đều được phân một vai trò, thực hiện một chức năng nhất định trong một nhóm làm việc. Việc xung đột, chồng chéo hay ” dẫm chân” lên nhau khi thực hiện công việc, hay làm không đúng việc của mình sẽ ảnh hưởng xấu đến quá trình vận hành công việc của nhóm.

Để giải quyết tình trạng về xung đột vai trò trong nhóm, giải quyết khúc mắc khó khăn khi làm việc nhóm, một tổ chức cần vạch rõ nhiệm vụ cho từng người. Theo Giáo sư J. Richard Hackman từ Đại học Havard: ” Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý quy trình làm việc, và phải có sự ổn định về các thành viên trong nhóm trong một thời gian nhất định”.

Thiếu sự tin tưởng, gắn kết trong nhóm

Sự tin tưởng giữa thành viên với lãnh đạo, lãnh đạo với thành viên hoặc giữa các thành viên với nhau là chìa khoá của sự gắn kết trong nhóm làm việc. Nếu mỗi người nhận được niềm tin từ người khác rằng việc họ đang làm có ý nghĩa thực sự với kết quả của nhóm, cảm giác được tin tưởng và giao trọng trách khiến họ làm việc hăng say, với tinh thần trách nhiệm cao hơn.

Tuy nhiên, để xây dựng niềm tin trong nhóm làm việc luôn là một thách thức với các nhà lãnh đạo. Bởi lẽ, con người là cá thể dễ bị dao động, ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố tác động xung quanh. Để duy trì một niềm tin vững chắc của các thành viên về mục tiêu của nhóm, về người thuyền trưởng, có thể đưa họ đến đích thành công hay không, sự tin tưởng vào năng lực của nhau giữa họ…, những niềm tin này cần rất nhiều công sức và tâm huyết để gầy dựng.

Để tạo dựng sự tin tưởng trong nhóm, các nhà lãnh đạo cần truyền đi thông điệp trung thực và đầy đủ nhất về mục tiêu của nhóm, trao đổi, xác định và phân bổ nhiệm vụ một cách rõ ràng. Thông tin trong nhóm không nên mập mờ, không minh bạch, có thể tạo ra tâm lý hoài nghi, bất an cho các thành viên.

Thành viên thiếu trách nhiệm, ỷ lại vào người khác

Công việc nhóm nếu không xác định rõ mục tiêu, giá trị của kết quả hoạt động, làm cho các thành viên hiểu được những cố gắng của họ sẽ giúp họ đạt được những gì, thì hoạt động nhóm đó thường trì trệ ở trạng thái “cha chung không ai khóc”. Tình trạng này cũng khá phổ biến tồn tại ở rất nhiều nhóm làm việc hiện nay.

Cách để khắc phục khó khăn này là thực hiện công tác tư tưởng với những thành viên có dấu hiệu chây ì, thiếu trách nhiệm. Nói với họ về sự quan trọng của những đóng góp họ làm với nhóm, nếu cá nhân đó hời hợt có thể ảnh hưởng đến kết quả của cả nhóm. Khuyến khích họ có trách nhiệm với công việc chung của cả nhóm, không ngại hỗ trợ đồng nghiệp, giúp cho công việc diễn ra nhịp nhàng, đúng tiến độ và đạt được hiệu quả cao nhất.

Giao tiếp và tương tác kém khi làm việc nhóm

Không phải cá nhân nào cũng là một người giao tiếp tốt, có những người hoạt ngôn, sôi nổi, vui vẻ và hướng ngoại. Có những người lại thích yên lặng làm việc, không tương tác nhiều với người khác, kể cả là vì công việc. Hơn nữa, một nhóm người làm việc cùng nhau cũng có những ý kiến, quan điểm, văn hoá khác biệt. Tất cả những điểm bất đồng trên có thể dẫn đến những xung đột trong quá trình giao tiếp giữa các thành viên của nhóm. Những mâu thuẫn này khiến không khí làm việc căng thẳng, không thoải mái, ảnh hưởng đến tinh thần chung của cả đội.

Để gia tăng tính hiệu quả của giao tiếp và tương tác trong một nhóm, mỗi chúng ta cần rèn luyện khả năng lắng nghe, tôn trọng giữa các cá nhân, thích nghi với tính cách, phong cách làm việc và quan trọng nhất là cần biết kiểm soát cảm xúc của bản thân.

Cái tôi quá lớn khi làm việc nhóm

Tin tưởng vào bản thân là điều rất tốt ở một mức độ nào đó. Tuy nhiên, khi bạn chỉ tin vào chính mình và không bao giờ để những ý kiến, quan điểm của người khác vào trong tư tưởng của mình. Bạn sẽ luôn làm theo cách của mình và không quan tâm đến nhóm, thậm chí bạn luôn phê phán quan điểm và cách làm của người khác. Hành động này không mang lại ích lợi gì cho bản thân bạn khi làm việc nhóm, mở rộng tâm trí và lắng nghe, học hỏi điểm tốt từ ý kiến của người khác giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ của bạn một cách sáng tạo.

Chính vì vậy, để hoà vào nhịp công việc của nhóm, bạn nên biết cách kết hợp với thành viên khác trong công việc, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau, bổ sung những thiếu sót cho nhau để cùng phát triển.

Không đóng góp ý kiến, nể nang, e ngại

Ngược lại với những người thích thể hiện bản thân, thẳng thắn chia sẻ quan điểm và ý kiến cá nhân. Một số người có tính cách cả nể, ba phải, không có lập trường của bản thân thường hùa theo số đông, bảo gì làm nấy, không có ý định đóng góp cải thiện hiệu quả công việc nhóm. Đây cũng là một thách thức đối với tổ chức đội nhóm, bởi nếu tất cả các thành viên đều như vậy thì công việc của nhóm sẽ cứ diễn ra theo cách mà có thể đó chưa phải là tốt nhất.

Vì vậy, khi làm việc nhóm chúng ta không nên nể nang, dĩ hoà vi quý, ngại đối đầu và ngại phát biểu, tranh luận.